KI-Abonnements prüfen: So vermeiden Sie unnötige Ausgaben vor der Verlängerung

Die automatische Verlängerung von Software-Abonnements ist in Unternehmen oft gängige Praxis. Doch bei KI-Systemen sollte dieser Prozess anders ablaufen. Der Grund: Die Rahmenbedingungen, die einst für den ursprünglichen Kauf sprachen, haben sich oft stark verändert. Gleichzeitig steigen die Wechselkosten im Vergleich zur ersten Anschaffung beträchtlich. Daher lohnt es sich, vor jeder KI-Vertragsverlängerung eine gründliche Prüfung durchzuführen – nicht aus Misstrauen gegenüber Anbietern, sondern aufgrund der dynamischen Entwicklung in diesem Bereich.

Warum KI-Verträge vor der Verlängerung anders behandelt werden müssen

KI-Systeme unterscheiden sich von herkömmlicher Unternehmenssoftware in einem entscheidenden Punkt: Ihre Nutzung und ihr Wert entwickeln sich rasant. Während klassische Software oft über Jahre hinweg stabil bleibt, verändern sich KI-Lösungen durch Updates, neue Funktionen oder veränderte Nutzeranforderungen kontinuierlich. Ein Vertrag, der vor zwei Jahren sinnvoll war, muss heute nicht mehr optimal passen.

Zusätzlich sind die Wechselkosten bei KI-Systemen deutlich höher als bei Standardsoftware. Unternehmen haben oft individuelle Anpassungen vorgenommen – von maßgeschneiderten Prompts bis hin zu tief integrierten Workflows. Der Aufwand, diese Anpassungen auf ein neues System zu übertragen, kann beträchtlich sein. Daher ist es ratsam, vor der Verlängerung nicht nur die Kosten, sondern auch den tatsächlichen Nutzen und die Alternativen am Markt zu prüfen.

Schritt 1: Echte Nutzungsdaten der letzten sechs Monate analysieren

Der erste und wichtigste Schritt besteht darin, die tatsächliche Nutzung des KI-Systems in den letzten sechs Monaten zu erfassen. Viele Unternehmen verlassen sich dabei auf Schätzungen oder die Daten des Anbieters. Doch diese Quellen sind oft unvollständig oder geschönt. Stattdessen sollten Sie folgende Fragen klären:

• Wer hat das System wie oft und für welche Aufgaben genutzt?
• Wie hat sich die Anzahl der aktiven Nutzer seit der Einführung entwickelt?
• Welche Abteilungen oder Teams nutzen das System noch aktiv?

In den meisten Fällen zeigt sich, dass die anfängliche Begeisterung nach einigen Monaten stark nachlässt. Studien zeigen, dass die Anzahl der aktiven Nutzer nach etwa 18 Monaten oft nur noch 40 bis 60 % des ursprünglichen Werts beträgt. Diese Erkenntnis hilft, den tatsächlichen Wert des Systems einzuschätzen und gezielt nach Verbesserungspotenzial zu suchen.

Schritt 2: Direkte Gespräche mit Nutzern und ehemaligen Nutzern führen

Um ein vollständiges Bild zu erhalten, sollten Sie sowohl die aktuellen Hauptnutzer als auch diejenigen befragen, die das System nicht mehr verwenden. Beide Gruppen liefern wertvolle Einblicke:

• Aktive Nutzer: Sie können Ihnen genau sagen, welche Funktionen den größten Mehrwert bieten und wo das System besonders effektiv eingesetzt wird.

• Ehemalige Nutzer: Sie geben Aufschluss darüber, welche Erwartungen nicht erfüllt wurden und warum sie sich gegen die weitere Nutzung entschieden haben.

Eine einfache, aber effektive Frage an beide Gruppen lautet: „Was würde sich in Ihrer Arbeit ändern, wenn dieses Tool morgen nicht mehr verfügbar wäre?“ Die Antworten helfen, den tatsächlichen Geschäftswert des Systems zu bewerten und Schwachstellen zu identifizieren.

Schritt 3: Wechselkosten realistisch einschätzen

Viele Unternehmen unterschätzen die Kosten, die mit einem Wechsel des KI-Anbieters verbunden sind. Dabei geht es nicht nur um direkte Lizenzkosten, sondern auch um indirekte Aufwände wie:

• Zeit und Ressourcen für die Migration von Daten und Workflows
• Schulungen für Mitarbeiter auf einem neuen System
• Anpassung von bestehenden Integrationen und Schnittstellen
• Verlust von spezifischen Konfigurationen oder Prompts, die über Monate entwickelt wurden

Die Wechselkosten sind ein zentrales Argument in Vertragsverhandlungen. Wenn Sie diese genau kennen, stärkt das Ihre Position, da Sie dem Anbieter klar aufzeigen können, welche Nachteile ein zu hoher Preis hätte.

Schritt 4: Aktuelle Marktoptionen evaluieren

Der KI-Markt entwickelt sich rasant. Funktionen, die vor 18 Monaten noch als Alleinstellungsmerkmal galten, sind heute oft Standard. Gleichzeitig könnten neue Anbieter mit innovativen Lösungen aufgetaucht sein, die bessere Alternativen bieten. Eine kurze Marktanalyse der zwei bis drei relevantesten Wettbewerber hilft, die eigene Position zu stärken:

• Welche neuen Funktionen bieten alternative Lösungen?
• Wie schneiden diese in Bezug auf Preis-Leistung ab?
• Gibt es Anbieter, die spezifische Anforderungen des Unternehmens besser erfüllen?

Eine solche Evaluation nimmt in der Regel nur zwei Wochen in Anspruch, kann aber die Verhandlungsposition deutlich verbessern.

Schritt 5: Roadmap-Versprechen des Anbieters überprüfen

Fast jeder Anbieter hat bei der ursprünglichen Kaufentscheidung bestimmte Roadmap-Versprechen gemacht. Einige davon wurden eingehalten, andere nicht. Diese Überprüfung ist wichtig, um die Glaubwürdigkeit des Anbieters für zukünftige Zusagen einzuschätzen:

• Welche Versprechen wurden tatsächlich umgesetzt?
• Welche wurden nicht erfüllt und warum?
• Wie realistisch sind die aktuellen Zusagen des Anbieters?

Diese Analyse gibt Aufschluss darüber, ob der Anbieter zuverlässig ist oder ob erneute Versprechen mit Vorsicht zu genießen sind.

Fazit: Eine fundierte Entscheidung treffen

Mit diesen Schritten gehen Sie gut vorbereitet in die Vertragsverlängerung. Sie verfügen über:

• Aktuelle Nutzungsdaten und Nutzerfeedback
• Eine realistische Einschätzung der Wechselkosten
• Eine Marktanalyse mit relevanten Alternativen
• Eine Überprüfung der Anbieter-Zusagen

Diese Fakten ermöglichen es Ihnen, auf Augenhöhe mit dem Anbieter zu verhandeln – nicht auf Basis von Beziehungen oder vagen Versprechungen, sondern auf Basis konkreter Daten. Denken Sie daran: Die Verlängerung eines KI-Vertrags ist keine Routineangelegenheit, sondern eine strategische Entscheidung, die den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens beeinflussen kann.